- Für wen ist das System gedacht?
- Primär für Steuerberatungskanzleien und Buchhaltungsbüros, die Belege mehrerer Klienten verarbeiten und die manuelle Belegvorbereitung reduzieren möchten.
- Mit wie vielen Klienten kann ich es nutzen?
- Mit unbegrenzt vielen. Die meisten unserer Partner betreuen 5–30 Klienten, aber das System skaliert auch für größere Portfolios.
- Welche Dokumente werden verarbeitet?
- Ein- und Ausgangsrechnungen, Belege und Kontoauszüge als PDF oder Bild – in jeder Sprache und Währung, mit automatisch angewandten offiziellen EZB-Kursen. Verträge und andere Geschäftsdokumente werden ebenfalls abgelegt und zusammengefasst.
- Was unterscheidet es von einem OCR-Scanner?
- Das System nutzt maschinelles Sehen, das präziser ist als herkömmliches OCR, und kann Zusammenhänge zwischen den verarbeiteten Daten erkennen – etwa Transaktionen automatisch Belegen zuordnen.
- Wie genau arbeitet das System?
- Bei maschinell erstellten Belegen liegt die Genauigkeit laut internen Tests mit tausenden Dokumenten über 99 %, bei handschriftlichen Belegen über 95 %. Das System kennzeichnet unsichere Ergebnisse – nur diese müssen geprüft werden.
- Muss ich jeden Beleg manuell überprüfen?
- Nein. Das System kennzeichnet und begründet in verständlicher Sprache, wo Unsicherheiten bestehen. Nur diese markierten Belege müssen überprüft werden.
- Was passiert bei fehlenden Belegen?
- Das System markiert Banktransaktionen, zu denen der Beleg fehlt, und kennzeichnet auch solche, für die kein Beleg erforderlich ist (interne Umbuchungen, Kreditrückzahlungen, Gehälter etc.).
- Funktioniert es auch mit individueller Buchhaltungssoftware?
- Ja – mit jeder Software, die einen Datenimport unterstützt (XLS, XML, API). Für konkrete Systeme – etwa BMD, RZL oder DATEV – bauen wir die Integration direkt ins Produkt.
- Wie viel Einrichtung ist nötig?
- Wenig. Sie geben Ihren Kontenrahmen und die gewünschte Kategorienstruktur an – oder importieren Partner und Kategorien einfach aus einer Tabelle; die KI ordnet die Spalten zu. Das System lernt im laufenden Betrieb – kein Einrichten je Lieferant.
- Was passiert, wenn ich das monatliche Beleglimit meines Tarifs überschreite?
- Nichts wird gestoppt. Belege über dem Kontingent Ihres Tarifs kosten je €0,30, oder Sie wechseln jederzeit in einen höheren Tarif, je nachdem, was günstiger ist.
- Wie nutzen es meine Klienten?
- Ihre Klienten bekommen einen eigenen Zugang: Sie laden Dokumente hoch oder senden sie per E-Mail, beantworten Ihre Fragen direkt am Datensatz und sehen die freigegebenen Reports. Rollen trennen Kanzlei- und Klientenseite sauber – Klienten sehen nie Ihre anderen Klienten oder internen Notizen.
- Wie wird die Umsatzsteuer behandelt?
- Jede Rechnungszeile erhält automatisch einen Steuercode – abgeleitet aus Partnergruppe, Produkt-/Leistungsgruppe, Steuersatz, Richtung und Berechnungsmethode, inklusive Reverse Charge und nicht abzugsfähiger Anteile. Exporte tragen die Codes; Rechnungen mit unvollständigen USt-Daten werden vor dem Export markiert.
- Kann ich KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT anbinden?
- Ja. AI Finance Team hat einen eingebauten MCP-Server: Verbinden Sie Ihren Assistenten und fragen Sie in normaler Sprache nach den Büchern Ihrer Klienten – oder lassen Sie ihn Routinearbeit erledigen, etwa Kontieren und Zuordnungen bestätigen. Er sieht nur, was Sie sehen; Änderungen erfordern eine ausdrückliche Freigabe, und jede Aktion wird protokolliert. Der MCP-Zugriff lässt sich in den Organisationseinstellungen jederzeit vollständig abschalten.
- Können Banktransaktionen automatisch importiert werden?
- Ja – Klienten verbinden ihre Geschäftskonten über die sichere Freigabeseite ihrer eigenen Bank (Banken in der EU und im Vereinigten Königreich werden unterstützt). Transaktionen fließen dann täglich mit reinem Lesezugriff ein; AI Finance Team sieht niemals Bank-Zugangsdaten. Lieber ohne Bankanbindung? Der Kontoauszug-Upload funktioniert genauso.
- Wo werden unsere Daten gespeichert, und werden sie zum Training von KI genutzt?
- In Frankfurt. Datenbank, Anwendung, Dateispeicher und Transaktions-E-Mail laufen in AWS eu-central-1, und die Claude-Modelle werden über AWS Bedrock in derselben Region bereitgestellt. Bedrock speichert weder Eingaben noch Ausgaben, gibt nichts an den Modellanbieter weiter und trainiert nie damit; die Missbrauchsprüfung ist vollautomatisch, es liest also kein Mensch einen Prompt, und Anthropic hat keinen Zugriff auf das Konto, in dem das Modell läuft. Ihre Dokumente speichern wir sehr wohl – das ist das Produkt – und dazu die Prompt- und Antwortprotokolle hinter jeder KI-Entscheidung, die je nach Aufruftyp nach 14 oder 90 Tagen automatisch gelöscht werden, ebenfalls in Frankfurt. Keiner der von uns eingesetzten Anbieter trainiert Modelle mit Ihren Daten. Jede Kanzlei erhält vor dem ersten Upload einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO und das vollständige Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter; darin ist ein US-Anbieter für Text-Embeddings ausgewiesen, vertraglich ohne Datenspeicherung und ohne Training.
